Каждый предприниматель сталкивается с большим количеством направлений работы. Естественное стремление – снизить расходы и оптимизировать бизнес с максимальной пользой и прибылью. Планирование, учет, работа по мотивации и обучению сотрудников, документооборот, маркетинг, аналитика – лишь базовый список задач, которые нужно решать постоянно.

Со временем становления бизнеса появляется целая категория рутинной работы и привычных действий, которые можно оптимизировать и автоматизировать. В этом материале мы хотим поделиться 5 советами, которые помогут вам в автоматизации бизнес процессов. Они коснуться принципиальных аспектов, которые помогут понять саму суть и специфику автоматизации.

Совет №1. Вам всегда придется выбирать

Каждый выбор процесса, задачи или решения – это выбор между углами треугольника. Первый угол – стоимость. Второй – время. Третий – качество. Вы, наверняка, видели шутки в интернете на тему того, что можно выполнить работу: быстро-долго, недорого-дорого, качественно-некачественно. Но выбрать можно только 2 положительных аспекта: быстро, недорого, но Некачественно или качественно, недорого, но долго.

Например, вы хотите разработать интернет-магазин. Обращаетесь в студию, эксперты делают это дорого, качественно, но долго. Или идете на биржу фриланса и получаете результат: быстро, недорого, но качество на порядок ниже. Всегда нужно выбирать и осознавать, что именно в приоритете в конкретных условиях. Иногда можно просто упустить возможность и первым занять нишу только из-за того, что вы слишком много уделяете сайту, разработке или дизайну упаковки, которую перепечатываете в 3-й раз.

Совет №2. Здравый смысл – лучший ориентир

Большая ошибка – воспринимать автоматизацию бизнес процессов как панацею, которая способна вознести вас на вершину Олимпа. Если вы уже наладили типичные процессы, проверили их эффективность, убедились в их рентабельности, автоматизация поможет вам сэкономить время, повысить мотивацию сотрудников, их лояльность.

С другой стороны, если у вас сейчас работает 1 менеджер по продажам, который половину рабочего дня сидит в социальных сетях, то устанавливать CRM для оптимизации рабочего времени – не такая уж гениальная идея. Руководствуйтесь здравым смыслом, чтобы правильно применять те или иные инструменты. Если вы будете пытаться автоматизировать бизнес процессы, которые по своей сути ошибочны или усложнены, ситуация может только усугубиться.

Совет №3. Акценты могут смещаться по мере развития бизнеса

Вспомните свои первые шаги в бизнесе. Припоминаете, как хаотично всё происходило, как главной задачей было привлечение первых клиентов? Это нормальная ситуация в развитии любой компании, особенно – если опыта еще совсем нет. Все силы и ресурсы бросаются на то, чтобы получить первых клиентов, собрать лояльную аудиторию и получить прибыль, которой хватит на существование и развитие.

Со временем акценты могут (и должны!) смещаться с внешних факторов и работ на внутренние. Некоторые предприниматели забывают об этом, а потом удивляются текучке кадров, конфликтам между сотрудниками или падением KPI целого отдела. Чтобы избежать этого, нужно правильно определить зоны ответственности сотрудников, показатели и метрики, внутренние коммуникации. Возможно, внедрение дополнительного виджета для CRM подымет KPI на 20% и сэкономит не один час в неделю каждому менеджеру.

Совет №4. Не все затраты на автоматизацию бизнес процессов очевидны

Сейчас вам может показаться, что в этом заголовке нет смысла – ведь все затраты очевидны: покупаешь лицензию CRM, добавляешь нужные сервисы, платишь за интеграцию и настройку, подсчитал – сделано. Но большинство предпринимателей забывает о неочевидных затратах, которые касаются следующих аспектов:

  1. Времени на обучение. Рабочее время сотрудников – такой же ресурс, как и деньги. Учтите это, когда будете автоматизировать бизнес процессы. Чтобы пройти обучение быстрее – обратитесь за помощью специалистов, они могут провести занятия в вашей компании и сэкономить время.
  2. Мотивации сотрудников. Некоторым (а часто – большинству) нововведения кажутся преградой. Все люди склонны боятся перемен, для них это символ нестабильности. Чтобы мотивировать сотрудников, нужно донести пользую CRM, виджетов, дополнительных инструментов. Иначе вы увидите падение KPI, командного духа и продаж.
  3. Дополнительные инструменты. В ходе автоматизации может оказаться, что некоторым бизнес процессам требуется уникальный инструмент, сервис или даже специалист. Возможно, более детальная проработка и анализ задач покажет, что более логично и целесообразно доверить определенные процессы компании на аутсорсе.

Совет №5. Качество бизнес-процесса важнее автоматизации

Качество и автоматизация связаны, но одно не вытекает из другого. Скорее, наоборот, наличие качества бизнес процесса может служить сигналом к тому, что подобную часть работы можно автоматизировать. Если вы попытаетесь автоматизировать заведомо некачественные процессы, то получите лишь настроенное ухудшение бизнеса как такового.

Вы же не хотите автоматизировать процессы, связанные с тем, что клиентов некачественно обслуживают, создают проблемы с доставкой товара, разрушают дисциплину внутри коллектива?! Именно поэтому нужно сначала сделать акцент на качестве каждого бизнес-процесса, а потом переходить к их автоматизации. При правильном подходе она дает ряд выгод: увеличение числа заказов, рост среднего чека и частоты повторных обращений, повышение KPI, поднятие командного духа сотрудников, улучшенную аналитику и т.д.

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям в социальных сетях!

Другие темы

Комментарии

comments powered by HyperComments

Есть вопросы?

Закажите бесплатную консультацию
Я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь c политикой конфиденциальности.